Protikorupční politika

a) Protikorupční politika skupiny OKAY je vyjádřením obchodní filozofie Skupiny OKAY, její vnitrofiremní kultury a prostředkem k dosažení obchodních cílů. Politika vychází z Etického kodexu Skupiny OKAY a je závazná pro všechny Pracovníky obchodních společností ALFA - RENT s.r.o., IČ: 27721353, BETA - RENT s.r.o., IČ: 25563718, JENA - nábytek, s.r.o., IČ: 25564501,KAPPA - RENT s.r.o., IČ: 24849618, OKAY Holding a.s., IČ: 26895145, OKAY Market s.r.o., IČ: 24678643, OKAY Real Estate s.r.o., IČ: 24847771, OKAY s.r.o., IČ: 60719257, OKAY Services s.r.o., IČ: 28228901, (dále jen „Skupiny OKAY“). Pracovníkem se pro účely tohoto dokumentu rozumí rovněž osoby, které svou činnost pro Skupinu OKAY vykonávají jinak, než na základě pracovní smlouvy, ale například na základě dohody o provedení práce, smlouvy o obchodním zastoupení a podobně, a dále pro jejich zaměstnance. Stejně tak je Protikorupční politika závazná pro všechny právnické i fyzické osoby jednající jménem, nebo v zájmu Skupiny OKAY. Zásady Protikorupční politiky uplatňuje Skupina OKAY rovněž ve všech svých obchodních vztazích a její plné znění je přílohou obchodních smluv.
Účelem Protikorupční politiky je zajistit dodržování následujících zásad Skupiny OKAY:

 

• Podnikat řádně, poctivě a v souladu s platnou legislativou České republiky a interními předpisy skupiny OKAY.
• Všechny obchodní vztahy mít postaveny na korektních podmínkách srozumitelných pro všechny zúčastněné.
• Prosazovat nulovou toleranci vůči všem formám korupčního jednání v obchodních vztazích.
• Aktivně bránit vzniku korupčního prostředí.
• Pravidelným vzděláváním všech Pracovníků Skupiny OKAY zajistit včasné rozpoznání korupce v obchodních vztazích a adekvátní reakci Pracovníků na korupční jednání.
• Mít vhodné podmínky pro bezpečné oznamovaní korupčního jednání, zajistit ochranu práv oznamovatelů a zamezit odvetnému jednání proti nim.
• Důsledně prověřit každé oznámení a vyvodit důsledky z každého zjištěného incidentu.
a) Termín korupce lze nejlépe vystihnout jako zneužití postavení, které je spojeno s porušením principu nestrannosti při rozhodování a je motivováno snahou po materiálním zisku nebo získání jiných výhod. Korupční jednání nabývá celé řady forem počínaje jednoduchými úplatky a konče složitými a dobře propracovanými postupy. Korupční jednání zpravidla vykazuje vysokou míru latence a patří mezi nejhůře detekovatelné druhy závadného chování. Existuje řada forem korupce, přičemž jejich vysoká nebezpečnost spočívá mimo jiné v tom, že jedna forma korupce na sebe váže další a že jednotlivé formy korupce se vzájemně doplňují. Je-li dán volný průběh jedné formě korupčního jednání, velmi rychle vznikají další, až nakonec celá takto postižená společnost funguje na korupčních principech. Z tohoto důvodu Skupina OKAY uplatňuje strategii nulové tolerance vůči všem formám korupčního jednání.

 

b) Za korupční jednání je možno považovat zejména, nikoliv však pouze:

 

• Podplácení, nebo přijetí úplatku ve formě peněz, zboží nebo jiné výhody.
• Požadování, nebo přijetí osobní provize z uskutečněného obchodu.
• Neoprávněné zvýhodnění obchodního partnera, dodavatele nebo jiné smluvní strany.
• Neoprávněná manipulace s cenami zboží nebo služeb.
• Záměrné přehlížení porušování pravidel.
• Klientelismus, tedy rozhodování na základě protekce a konexí.
• Zneužití důležitých, důvěrných nebo neveřejných informací.
• Ovlivňování rozhodovacího procesu, například výběrového řízení.
• Zneužívání, nebo hrubě nehospodárné nakládání se zdroji a svěřeným majetkem.
• Zneužití pracovního zařazení ke krádeži, nebo zakrývání takového jednání.
• Falšování nebo zkreslování výsledků auditu či kontroly.

 

A to s cílem získat neoprávněný prospěch či výhodu, nebo zvýhodnit třetí stranu

 

c) Důsledkem korupce zaniká možnost nezávislých obchodních rozhodnutí, nastává zhoršení hospodářských výsledků a ztráta konkurenceschopnosti. Ve výsledku pak zaniká možnost nezávislého podnikání. Pro skupinu OKAY je proto podnikání v prostředí bez korupce hlavní prioritou.
a) Skupina OKAY netoleruje žádnou formu přímého ani nepřímého uplácení nebo korupce. Nepřijímá ani neposkytuje žádné mimořádné výhody nebo pobídky jakéhokoliv druhu. Bez ohledu na to, zda osoba nabízející nebo požadující pracuje ve veřejném či soukromém sektoru. Příjímání nebo požadování úplatků či jejich zprostředkování pro jiného, jakož i jakákoliv jiná činnost podporující nebo tolerující vznik korupčního prostředí, je zcela nepřípustná.

 

b) V návaznosti na předchozí odstavec je zejména zakázáno:

 

• Nabízet, slíbit nebo odsouhlasit jakoukoliv platbu nebo věcné plnění jakékoliv osobě, ať už přímo nebo nepřímo, s cílem ovlivnit tuto osobu tak, aby nekonala v souladu se zákonem, opominula své povinnosti, zneužila své pozice, poskytla nepřiměřené plnění nebo jinou nezákonnou výhodu Pracovníkovi, Skupině OKAY nebo jakékoliv třetí straně.
• Požadovat a přijímat jakékoliv dary, platby, služby nebo výhody, které byly nabídnuty s cílem ovlivnit obchodní vztah se Skupinou OKAY a které mohou jakýmkoliv způsobem ovlivnit obchodní nebo jiné pracovní rozhodnutí Pracovníka ve prospěch nabízejícího.
• Vkládat peněžité a jiné prostředky Skupiny OKAY do politických stran nebo hnutí. Stejně tak je vyloučeno finančně přispívat veřejným činitelům nebo kandidátům na veřejnou funkci.
• Falšovat nebo zkreslovat účetní záznamy, výsledky auditu nebo kontroly, nebo jinou obdobnou dokumentaci.
• Zakládat a vést utajené, nebo neevidované fondy v rámci Skupiny OKAY.
• Jednat ostatními způsoby uvedenými v článku 3 písm. b) nebo jen tolerovat, či přehlížet takové jednání
a) Pracovník se vyvaruje všech činností, které vytvářejí konflikt jeho zájmů se zájmy Skupiny OKAY. Ukončí činnosti v obchodních společnostech, jejichž činnost je v rozporu se zájmy Skupiny OKAY, zejména pokud se jedná o obchodní společnosti, které jsou součástí konkurenčního prostředí Skupiny OKAY. Další výdělečnou činnost může Pracovník vykonávat pouze v tom případě, že časová dotace, nebo jiné požadavky na tuto činnost, neznemožňují Pracovníkovi řádný výkon jeho pracovních povinností vůči Skupině OKAY.

 

b) Pracovník nepodniká s informacemi a výhodami, které získal prací pro Skupinu OKAY, a to ani v případě, že jeho činnosti nejsou v rozporu s předchozím odstavcem Kodexu. Bez souhlasu zaměstnavatele nesmí využívat žádné materiální nebo informační vybavení Skupiny OKAY v soukromém zájmu a k soukromé činnosti.

 

c) Pracovník nesmí dosahovat finančního prospěchu či jiných výhod svých nebo osob blízkých na úkor Skupiny OKAY. Takovým prospěchem je míněno zejména jakékoliv neoprávněné cenové zvýhodnění při nákupu zboží nebo služeb, se kterými Skupina OKAY obchoduje ve prospěch Pracovníka, nebo osoby jemu blízké. Účast ve výherních soutěžích, které pořádá Skupina OKAY je Pracovníkovi povolena v případě, že není ze své pozice nijak zvýhodněn oproti ostatním účastníkům soutěže.

 

d) Pracovník se vyvaruje případům a situacím, ve kterých by mohl být jakkoliv osobně nebo finančně zainteresován v zájmech konkurentů nebo dodavatelů Skupiny OKAY. Pracovník zejména nesmí poskytnout žádnému z dodavatelů preferenční nebo jiné zvýhodnění, které není v souladu s vnitřními předpisy Skupiny OKAY ani takové zvýhodnění od dodavatele přijmout. Každý Pracovník je povinen neprodleně uvědomit svého nadřízeného v případě, že by po něm některý z dodavatelů takové zvýhodnění požadoval.

 

e) Pracovník uvědomí Oddělení bezpečnosti Skupiny OKAY o všech rodinných nebo jinak obdobně blízkých vztazích k jiným Pracovníkům Skupiny OKAY či smluvním stranám Skupiny OKAY v případě, že by na základě těchto vztahů mohlo docházet ke střetům zájmů.
a) Skupina OKAY zásadně neschvaluje a netoleruje vytváření korupčního prostředí. Z tohoto důvodu má zájem na transparentnosti vztahů mezi Pracovníky, zákazníky a obchodními partnery. V rámci tohoto cíle Skupina OKAY reguluje též přijímání a poskytování darů.

 

b) Přijímání a poskytování darů nebo jiných výhod je zakázáno, pokud by tím mohly být negativně ovlivněny zájmy Skupiny OKAY, nebo jen ohrožena nezávislost rozhodování Pracovníků Skupiny OKAY.

 

c) Přijímání a poskytování darů v podobě hotovostních, nebo bezhotovostních plateb je nepřípustné.

 

d) Přijímání a poskytování věcných darů je povoleno pouze za následujících podmínek:

 

• Běžná hodnota daru nesmí překročit částku 100,- CZK, nebo ekvivalent této hodnoty v jiné měně, přičemž darem je míněn i voucher nebo věcné plnění. Běžnou hodnotou je míněna částka, za kterou je možno dar běžně zakoupit, nikoliv částka deklarovaná dárcem.
• Od jednoho dárce lze takto dar přijmout maximálně 4x ročně.
• Dary přesahující tuto hodnotu se automaticky stávají majetkem Skupiny OKAY. Předání takového daru je Pracovník povinen nahlásit předem svému nadřízenému. Není-li to možné, učiní tak ihned po obdržení. Dar musí být evidován a vhodným způsobem uskladněn.
• Jednou ročně jsou všechny dary získané výše uvedeným způsobem slosovány v tombole, přičemž všichni Pracovníci, kteří se slosování účastní, mají při tomto slosování stejný počet losů a rovné podmínky, nezávisle na svém postavení nebo pracovním zařazení.

 

e) Přijímání a poskytování darů spočívající v pozvání na akci mající obchodní charakter (tj. různé semináře, konference nebo tréninky týkající se obchodní činností Skupiny OKAY) je povoleno pouze za splnění následujících podmínek:

 

• Na akci je přítomen pořadatel a tato akce nemá primárně jiný než obchodní charakter (např. krátké školení následované degustací vína a večerem ve vinném sklípku není přípustné).
• Náklady na ubytování i jakékoli jiné aktivity nesouvisející s primární náplní akce nejsou k tíži pořadatele.
• Akce se koná v prostředí a lokaci přiměřené účelu.
• O účasti na takové akci je předem informován přímý nadřízený všech účastníků, který tento záměr předá ke schválení řediteli personálního oddělení, nebo výkonnému řediteli.
• Přijímání a poskytování darů spočívající v pozvání na akci nemající primárně obchodní charakter (tj. koncerty, divadelní představení, sportovní akce, společenské událostí apod.) je nepřípustné. Nelze-li pozvání na podobnou akci z objektivních důvodů odmítnout (např. jedná se o nedílnou součást zásadního obchodního jednání), schvaluje účast Pracovníků na takové akci jmenovitě výkonný ředitel Jindřich Životský.
a) Obchodní jednání probíhá na centrále Skupiny OKAY. Není-li možné z objektivních důvodů toto pravidlo dodržet, jsou jednající povinni předem vyrozumět svého nadřízeného. Ten posoudí nezbytnost takového kroku a jednání mimo centrálu povolí, nebo zamítne. Vedoucí pracovník učiní o udělení výjimky stručný záznam. V případě, že je pro některé Pracovníky z objektivních důvodů nezbytné pravidelně jednat mimo centrálu, typicky například při jednání o nových prostorách pro prodejny, udělí jim ICD jmenovitě písemné povolení. Toto povolení pak platí do odvolání.

 

b) Při obchodním jednání dodržují Pracovníci pravidlo „čtyř očí“, dle kterého jsou obchodnímu jednání přítomni minimálně dva Pracovníci Skupiny OKAY. Není-li možné z objektivních důvodů toto pravidlo dodržet, postupují jednající analogicky s postupem popsaným v předchozím odstavci.

 

c) Při obchodním jednání sdělují pracovníci protistraně své osobní údaje jen v míře nezbytně nutné pro dosažení účelu jednání a k zachování pravidel běžné zdvořilosti.

 

d) Při obchodním jednání prosazuje Pracovník výhradně zájmy Skupiny OKAY. Není přípustné, aby v rámci obchodního jednání Pracovník projednával své obchodní nebo osobní záležitosti, a to ani v případě, že nejsou nijak v rozporu se zájmy Skupiny OKAY.

 

e) Každý Pracovník je vázán obsahem Dohody o zachování důvěrnosti informací, kterou uzavřel v písemné formě se Skupinou OKAY. Veškeré informace získané při obchodním jednání, nebo v přímé souvislosti s ním, které jsou zároveň podrobně specifikovány ve výše uvedené Dohodě, jsou majetkem Skupiny OKAY. Pracovník je povinen s těmito informacemi nakládat v souladu s Dohodou a Politikou bezpečnosti informací, kterou vydalo oddělení IAKB Skupiny OKAY. Zejména pak:

 

• Je zakázáno používání soukromých mobilních zařízení a datových nosičů pro uchovávání nebo zpracovávání informací Skupiny OKAY.
• Je zakázáno zpracovávat nebo zasílat interní nebo důvěrné informace za použití veřejných komunikátorů, jako např. ICQ, Skype, soukromých e-mailových účtů a prostřednictvím jiných služeb, které nebyly předem schváleny oddělením Bezpečnosti. Mobilní aplikace WhatsApp nebo Viber je povolena pro komunikaci pouze v případě, že je mezi oběma zařízeními aktivní funkce šifrování (vyžaduje instalaci poslední verze aplikace) a telefon je zabezpečen bezpečnostním zámkem telefonu, tj. 4–6místným kódem.
• Je zakázáno ukládání informací na vyměnitelná média (přenosné harddisky, flash disky, CD, DVD atp.) v případech, které nesouvisí s prováděním a zpracováním svěřených úkolů.
a) Všichni Pracovníci Skupiny OKAY, kteří se jakýmkoliv způsobem podílejí na přípravě nebo realizaci výběrového řízení, musí postupovat v souladu s interními pravidly Skupiny OKAY pro výběrová řízení. Zejména jsou povinni vyvarovat se diskriminace, zachovávat transparentnost, rovný přístup ke všem uchazečům a postupovat v souladu s nejlepšími zájmy Skupiny OKAY.

 

b) Zákaz diskriminace znamená, že požadavky na dodavatele a podmínky účasti ve výběrovém řízení musí být přiměřené předmětu a hodnotě zakázky, a nesmí uzavírat přístup k zakázce některým uchazečům z důvodů, které nesouvisí s předmětem zakázky. Zejména je zakázáno jakkoliv přizpůsobovat podmínky výběrového řízení konkrétnímu dodavateli, nebo jakýmkoliv způsobem a z libovolného důvodu dát některému dodavateli preferenční zvýhodnění.

 

c) Transparentností výběrového řízení je míněno zejména to, že všechny úkony spojené s realizací řízení musí být prováděny jednoznačným, průhledným a srozumitelným způsobem (provedení nabídky, zajištění informovanosti všech uchazečů, průběžný záznam postupů apod.). O všech významnějších úkonech musí být pořízena písemná dokumentace, aby bylo možno správnost výběrového řízení zpětně posoudit. Takovou dokumentací je zejména komunikace s uchazeči, posouzení jednotlivých uchazečů, požadavky na uchazeče, hodnoticí kriteria apod.

 

d) Ke všem uchazečům ve výběrovém řízení musí být zachován rovný přístup, a to již od počátku výběrového řízení. Všichni uchazeči musí mít k dispozici stejné informace o výběrovém řízení, včetně důležitých informací obsažených v odpovědi na dotazy položené jiným uchazečem. Veškerá zadávací dokumentace musí být poskytnuta všem uchazečům ve stejném rozsahu. Pokud jsou požadavky výběrového řízení jakkoliv doplněny, nebo jsou v nich odstraněny nejasnosti, musí o tom být vyrozuměni všichni uchazeči.

 

e) V rámci přípravy a realizace výběrového řízení se pověřený Pracovník řídí výhradně zájmy Skupiny OKAY. Není přípustné, aby Pracovník uplatnil jakékoliv své obchodní nebo osobní záležitosti, a to ani v případě, že nejsou nijak v rozporu se zájmy Skupiny OKAY. Zejména je Pracovníkům zakázáno přijmout, či jen domlouvat jakékoliv plnění ze strany kteréhokoliv z uchazečů.
a) Aby nedošlo k dojmu, že nabídka zaměstnaní nebo stáže může být považována za korupční jednání, je přijímání nových Pracovníků prováděno transparentním způsobem. Rozhodnutí o přijetí uchazeče je víceúrovňové a nezávislé na vůli jednoho Pracovníka.

 

b) Skupina OKAY v rámci své Protikorupční politiky důsledně dodržuje zákaz jakékoliv pozitivní i negativní diskriminace, zejména z důvodů pohlaví, sexuální orientace, rasového nebo etnického původu, národnosti, státního občanství, sociálního původu, rodu, jazyka, zdravotního stavu, věku, náboženství či víry, majetku, manželského a rodinného stavu a vztahu nebo povinností k rodině, politického nebo jiného smýšlení. Uchazeč je posuzován výhradně z hlediska svých předpokladů a schopností pro danou pracovní pozici.

 

c) Jakákoliv nabídka zaměstnání nebo stáže třetí strany zaslaná konkrétnímu Pracovníkovi bude považována za událost s rizikem korupce.
a) Jak je popsáno výše, Skupina OKAY uplatňuje princip nulové tolerance vůči korupci. Z tohoto důvodu se jasně vymezuje proti zapojení svých Pracovníků, nebo jednajících třetích stran do přímého, nebo nepřímého korupčního jednání. Zároveň formou pravidelných školení vzdělává své Pracovníky tak, aby dokázali správně reagovat, pokud jsou konfrontování s korupčním jednáním. Je v nejvyšším zájmu Skupiny OKAY, aby její Pracovníci nejen srozumitelně a důsledně odmítali jakékoliv korupční jednání, ale také aby vyrozuměli oddělení IAKB v případě, že se s takovým jednáním setkají. Z toho důvodu zavedla Skupina OKAY níže uvedená pravidla.

 

b) Žádný Pracovník nebude přeložen na nižší pozici, nebude žádným způsobem potrestán, ani neutrpí jiné negativní důsledky za své odmítnutí korupčního jednání, nebo za nahlášení skutečného případu korupce, nebo pokusu o něj. A to ani v případě, že by takové jednání vyústilo ve ztrátu pro Skupinu OKAY.

 

c) Každá informace o tom, že se Pracovník, nebo třetí strana jednající se Skupinou OKAY, mohla dopustit korupčního jednání, bude důsledně prověřena. Prověřování vede oddělení IAKB a je povinností každého oddělení poskytnout bez prodlení k tomuto prověřování nezbytnou součinnost.

 

d) Oznámení o korupčním jednání je možno provést osobně, písemně i telefonicky. Oznamovatel se může obrátit na svého přímého nadřízeného, oddělení IAKB, nebo v nezbytných případech i na majitele společnosti. Dále je možno oznámení učinit na „Horkou linku“ +420 545 544 799, nebo na zabezpečenou e-mailovou schránku horkalinka@okay.cz pro Českou republiku, horucalinka@okay.sk pro Slovenskou republiku. Přístup k „Horké lince“ a zabezpečeným schránkám má pouze ICD a majitel společnosti.

 

e) Každý Pracovník má právo provést oznámení i anonymně, bude-li si to přát. Tato anonymita bude pak zachována v průběhu celého interního prověřování. Zveřejnění totožnosti, například za účelem odměnění Pracovníka, bude provedeno výhradně s jeho souhlasem.

 

f) Skupina OKAY si velmi váží loajality a poctivosti Pracovníků. Z tohoto důvodu je každé oznámení vedoucí ke zjištění skutečného případu korupce finančně i jinak odměňováno.
Protikorupční politika skupiny OKAY je pro každého Pracovníka závazným pracovním předpisem. Každé porušení tohoto předpisu bude důsledně prověřeno. V souladu s platnou legislativou bude prokázané porušení řešeno jak v rovině pracovněprávní, například vytýkacím listem, výpovědí, nebo okamžitým zrušením pracovního poměru, tak v rovině trestněprávní podáním oznámení orgánům činným v trestním řízení.
Tato Protikorupční politika nabývá účinnosti dnem zveřejnění na informačním portále Skupiny OKAY.

Největší síť prodejen v ČR

Uvítáme vaše připomínky k obsahu stránky